Arşiv

Kurum ve kuruluşlarında yapılan iş ve işlemler, haberleşmeler ile gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler neticesinde oluşan belgelerin saklandığı yerlerdir.

 

Arşiv Belgesi

Son işlem tarihi üzerinden yirmi yıl geçmiş veya on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış bulunan ve günlük iş akışı içinde işlevi bulunmayan, varsa tâbi olduğu diğer mevzuatlar ile saklama planlarındaki saklama sürelerini tamamlayan, üretim biçimleri, donanım ortamları ne şekilde olursa olsun geleceğe, tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, biyografik, jeolojik ve teknik herhangi bir değer olarak intikal etmesi gereken ve bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik ortamlarda üretilmiş belgelerdir.

 

Arşivlik Belge

Süre bakımından arşiv belgesi vasfını kazanmayan veya bu süreyi doldurmasına rağmen güncelliğini kaybetmeyen, hizmetin yürütülmesi açısından işlevi olan belgelerdir.

​

Ayıklama

Cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu hâlde hukuki değerini ve delil olma özelliğini kaybetmiş, gelecekte herhangi bir nedenle kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen her türlü belgenin saptanması ile ileride arşiv belgesi vasfı kazanacak olan arşivlik belgelerin tespiti işlemidir.

 

Belge

Gerek kamu gerek özel kurum ve kuruluşlar ile gerçek ve tüzel kişilerin iş ve işlemleri neticesinde oluşan, üretim biçimleri ve donanım ortamları ne şekilde olursa olsun bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik kayıtlardır.

 

Belge Hiyerarşisi

Belgenin ait olduğu kurum, birim, klasör, dosya ile belge bileşenlerinin genelden özele doğru bütününü tanımlar.

 

Belge Yöneticisi

Belgelerin dosyalanması, saklanması, ayıklanması, tasfiyesi, hizmete sunulması ve transfer işlemlerini kurumu veya birimi adına yöneten kişiye denir.

​

Belge Yönetimi

Belgelerin; üretilme süreçlerinden geçerli olmak üzere, belirlenen ölçütler çerçevesinde değerlendirilmesi, düzenlenmesi, ayıklanması ve hizmete sunulması faaliyetlerinin tümüne denir.

​

Birim Arşivi

Kurum ve kuruluşlarda yapılan iş ve işlemler, haberleşmeler ile gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler neticesinde oluşan, güncelliğini kaybetmemiş ve günlük iş akışı içinde aktif bir biçimde kullanılan belgelerin ilgili birimlerce belirli bir süre saklandığı arşive denir.

 

Değerlendirme

Kurum yetkilileri, belge yöneticileri ve/veya arşivcilerin;  belgelerin idari, yasal, mali ve oluşturulma süreçlerindeki çeşitli durumları dikkate alarak belgeler hakkında karar vermeleridir.

 

Dijitalleştirme

Kâğıt ortamındaki belgelerin; tarayıcı, kamera veya başka cihazlar kullanılarak sayısal ortama aktarılmasıdır.

​

Dosya Kodu

Belgenin hangi dosya ile ilişkili olduğunu veya işlemi biten belgenin hangi dosya/klasöre konulacağını gösteren alfabetik, sayısal, alfa-nümerik tanımlamaya denir.

 

Dosya Planı

Belgelerin etkin bir şekilde kullanılabilmesi, yönetilebilmesi, depolanabilmesi ve erişimi için hazırlanan; genellikle alfabetik, sayısal, alfa-nümerik ve benzeri simge türlerine göre adlandırılan sınıflandırmalardır.

 

Dosyalama

Belgenin kaydedilmesi, işleme alınması ve gerektiğinde tekrar başvurulmak üzere belli bir düzen içinde saklanması işlemidir.

 

Elektronik Belge Yönetim Sistemi

İdarelerin faaliyetlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden idari faaliyetlerin delili olabilecek belgeleri ayıklayarak bunların içerik, üst veri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan; ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden belgelerin aidiyet zinciri içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sisteme denir.

​

İmha

İleride kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen, arşiv belgesi veya arşivlik belge dışında kalan, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş belgelerin yok edilmesi işlemidir.

 

Kurum Arşivi

Yükümlülerin merkez teşkilatlarında yer alan, belgelerin birim arşivlerine ve merkezi arşivlere nazaran daha uzun süreli saklandığı arşivlere denir.

 

Merkezî Arşiv

Yükümlülerin merkez teşkilatı dışında taşra, bölge, yurt dışı ve benzeri yerlerde oluşturulan ve belgelerin birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı arşivlerdir.

 

Özel Arşivler

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’te belirtilen özelliklere sahip olup da, yükümlüler dışında kalan gerçek ve tüzel kişilerin elinde bulunan belgelerin meydana getirdiği arşivlerdir.

​

Saklama Planı

Belgelerin ne kadar süre ile saklanacaklarını ve bu süreler sonunda hangi işleme tâbi tutulacaklarını gösteren değerlendirmeleri kapsar.

​

Saklanmasına Gerek Görülmeyen Belge

Cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu hâlde, ileride kullanılmasına gerek görülmeyen, arşiv belgesi ile arşivlik belge dışında kalan, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş belgelerdir.

 

Standart Dosya Planı

Kurumsal işlemler ve bu işlemler sonucunda oluşturulan veya alınan belgelerin üretim yerleri ile olan ilişkisi belirtilerek konu veya fonksiyon esasına göre dosyalanmasını sağlamak amacıyla geliştirilen sınıflama şemasıdır.

 

Tasnif

Arşivciliğin temel ilke ve teknikleri uygulanarak arşiv belgelerinin düzenlenmesi çalışmalarıdır.

 

Üst Veri

Belgeyi tanımlayan veya herhangi bir özelliğini belirten unsurların her birine verilen adlandırmalardır.