1. Belgelerin Tanımlanması ve Sınıflandırılması:

​

Kurum içinde bulunan tüm belgelerin tespit edilmesi ve sınıflandırılmasıyla başlar. Belgeler, türlerine, önemlerine veya diğer belirlenen kriterlere göre gruplanır.

​

​

2. Dosyalama Sisteminin Oluşturulması:

​

Belgelerin saklanacağı dosyalama sistemleri ve yapılarının oluşturulması önemlidir. Belgelerin kolayca bulunabilmesi için sistematik bir dosya düzeni kurulur.

​

​

3. Belgelerin Düzenlenmesi ve Kataloglanması:

​

Belgeler, dosyalama sistemine uygun olarak düzenlenir ve kataloglarnır. Her belgenin içeriği, tarihi, kaynakları ve diğer önemli bilgiler kaydedilir.

​

​

4. Depolama ve Koruma:

​

Belgelerin fiziksel veya dijital olarak güvenli bir şekilde depolanması ve korunması sağlanır. Bu, güvenlik önlemleri, yedekleme süreçleri ve erişim kontrollerini içerir.

​

​

5. Erişim Yönetimi:

​

Belgelere yetkili kişilerin gerektiğinde kolayca erişebilmesini sağlamak için bir erişim yönetimi sistemi oluşturulur. Bu, belgeye kimlerin erişebileceğini ve erişim izinlerinin nasıl yönetileceğini belirler.

​

​

6. Sürekli İyileştirme ve Güncelleme:

​

Kurum içi arşiv düzenleme süreci sürekli olarak gözden geçirilir ve iyileştirilir. Belgelerin değişen ihtiyaçlara ve kurumsal yapıya uygun şekilde güncellenmesi önemlidir.