.png)
Arşiv Nedir?
Arşiv bir kurumun hafızasıdır. Düzenli arşivi olmayan bir kurum hafıza sorunları yaşayan bireye benzer.
Arşivler yalnızca devletler için değil, resmi ve özel kuruluşlar için de geçmişlerini korumak, bilgiyi saklamak ve gelecek nesillere aktarmak için hayati bir önem taşır. Düzenli bir arşiv oluşturmayan kurumlar, bu durumun yol açabileceği maddi ve manevi bedelleri ödemek zorunda kalırlar.
Yazının keşfedildiği tarihin ilk dönemlerinden itibaren devletler önemli belgeleri belli bir yerde saklama, düzenleme ve gerektiğinde ulaşabilme ihtiyacı duymuşlardır. Modern tarihte de bütün önemli kurumlar kendi arşivlerini oluşturmaya, sistematik bir şekilde düzenlemeye ve korumaya özel bir önem vermişlerdir.
Arşivcilik Neden Önemlidir?
Arşivcilik, belgelerin sistematik bir şekilde düzenlenmesi, muhafaza edilmesi ve erişilebilir olmalarını sağlama amacıyla yürütülen bir disiplindir. Günümüzde teknolojik ilerlemelerle birlikte arşivcilik pratikleri de değişmekte, belgelerin dijital olarak depolanması ve erişilmesi gibi yeni metotlar ortaya çıkmaktadır.
Arşivcilik biliminin Türkiye de dahil olmak üzere birçok ülkede yüksek öğrenim düzeyinde eğitim verilen bir disiplin olarak kabul edilmesi, bu alandaki uzmanların belgelerin yönetimi, korunması ve erişilebilirliği konularında önemli roller üstlendiklerini göstermektedir. Bu uzmanlar, belge yönetimi süreçlerinde teknolojik yenilikleri ve belgelerin yaşam döngülerini dikkate alarak çalışmaktadırlar.
Bilgi ve Belge Yönetimi
Nedir?
Bilgi ve belge yönetimi; gerek kamu gerek özel kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda oluşan belgelerin düzenlenmesi, uygun şartlarda korunması, ayrıca şahısların elinde bulunan arşiv belgeleri ile ileride arşiv belgesi haline gelecek belgelerin tespit edilmesi, saklanması, gerektiğinde gerçek ve tüzel kişilerin kullanımına sunulması ve korunmasına gerek görülmeyen belgelerin ayıklanıp imha edilmesidir.
Ritüel Arşivcilik’ in Dört Temel Hizmeti
.jpg)
1- Arşiv Depolama
Arşiv depolama, kurumların veya bireylerin fiziksel veya dijital belgelerini, kayıtlarını, dosyalarını veya diğer önemli bilgilerini güvenli bir şekilde saklamak için kullanılan depolama yöntemidir. Arşiv depolama genellikle uzun vadeli depolama ihtiyaçlarını karşılamak üzere tasarlanmıştır.
3- Dijital Arşiv Oluşturma
Dijital arşiv; belgelerin, fotoğrafların, videoların, ses kayıtlarının ve diğer dijital içeriklerin elektronik ortamda depolanması, korunması ve erişilmesini sağlayan bir sistem veya platformdur. Dijitalleştirme, tüm bu materyallerin biyolojik ömrü içinde ideal bir koruma metodu' dur.
2- Kurum İçin Arşiv Düzenleme
Kurum içi arşiv düzenleme, bir kurumun belgelerini, kayıtlarını ve diğer önemli bilgilerini düzenli bir şekilde yönetme sürecidir. Bu süreç, belgelerin toplanması, sınıflandırılması, düzenlenmesi, depolanması, korunması ve gerektiğinde erişilmesini sağlamak amacıyla gerçekleştirilir.
4- İmha Sürecinin Yönetilmesi
Fiziksel veya dijital belgelerin, kayıtların, dosyaların veya her türlü elektronik kayıtların yasal yükümlülük süresini tamamlamış arşivlik ömrünü tamamlamış tüm materyallerin fiziki şartlarına uygun şekilde imha sürecinin kayıtlı ve geri dönüştürülebilir biçimde işletilmesidir.
Arşivden Yararlanma
Müşterilerimiz eğer arzu ederlerse görmek veya incelemek üzere arşivden belge talep edebilirler.
Arşivden belge talebi, yetkililer tarafından “Belge/Dosya İstek Formu” düzenlenmesi suretiyle yapılır.
Arşivden yararlanmaya yönelik her türlü belge ve doküman hareketi kayıt altına alınır.
Ritüel Arşivcilik ile firmanın arşiv sorumluları arasındaki iletişim sadece yetkilendirilmiş kişilerce yönetilebilmektedir.
Belgelerin; kurum arşivi, merkezi arşiv ve varsa birim arşivlerinde bekletilme ve korunma süreleri, saklama planlarında belirtildiği şekilde uygulanır.
Elektronik ortamda bulunan her türlü bilgi, belge ve doküman; erişim, saklama, tasfiye ve transfere uygun şekilde elektronik arşivlerde tutulur.
Belgelerin Korunması
Arşiv belgelerinin yangın, hırsızlık, rutubet, sıcaklık, su baskını, toz ve her türlü hayvan ve haşeratın tahribatına karşı korunmasını ve mevcut asli düzenleri içerisinde muhafaza edilmesini sağlamaktayız.
Elektronik ortamda teşekkül eden ve/veya depolanan belgeler için her türlü afet, siber saldırı, yazılım/donanım kaynaklı veya olası diğer tehditlere/risklere karşı gerekli güvenlik önlemlerinin alınması ve olası belge kayıplarının engellenmesi amacıyla felaket kurtarma planlaması yapılması ve yürütülmesi ile yedekleme ünitelerinin tesis edilmesinden sorumluyuz.
Belgelerin Gizliliği
Ritüel Arşivcilik olarak, taraflarca aksi belirtilmedikçe, sözleşmenin imzasından önce ve yürürlük süresi boyunca taraflardan herhangi biri tarafından diğer tarafa aktarılacak yazılı ya da sözlü tüm bilgileri ''gizli bilgiler'' olarak kabul etmekteyiz.
-
Ritüel Arşivcilik; hizmet verdiği firmaların bilgi, belge ve dokümanlarını büyük bir gizlilik içinde korumayı ve her türlü makul önlemi almayı,
-
Gizlilik yükümlülüğünün, dâhil olduğu şirketler topluluğu içinde yer alan personeli, hissedarları ve alt kuruluşlar ile taşeron firmalarda istihdam edilenleri de kapsadığını,
-
Hizmet verdiği firmaların bilgi, belge ve dokümanlarını herhangi bir üçüncü kişiye/kuruma hangi suretle olursa olsun ifşa etmemeyi, devretmemeyi veya başka herhangi bir şekilde aktarmamayı,
-
Firmalara verdiği arşiv hizmetini doğrudan veya dolaylı olarak amaçları dışında kullanmamayı,
-
Yapılan anlaşma bitse dahi müşteri tarafından kendisine verilen tüm belge, bilgi ve dokümanları derhal iade ve/veya imha etmeyi,
-
Gizlilik yükümlülüğünün sözleşmenin sona ermesinden sonra da süresiz olarak yürürlükte kalacağını ana prensip olarak beyan ve taahhüt eder.
Arşiv Yöneticileri
ve Arşiv Personeli
Kurumlarının belge yönetimi ve arşiv hizmetlerini yürütmekle sorumlu olacak “kurum arşiv yöneticileri” ile her birim için “birim arşiv yöneticileri” belirleriz. İhtiyaç halinde alt birimler için de “belge yöneticisi” belirlenebilir.
Arşiv yönetimi ve arşiv hizmetlerinin, arşivcilik metot ve tekniklerine uygun olarak yürütülebilmesi için yeterli nitelik ve sayıda personel görevlendirmekteyiz.
Arşiv hizmetlerinin yürütülmesinde görev alacak personelde mesleki eğitim almış olanlara öncelik veriyoruz.
Ritüel Arşivcilik olarak belge yönetimi ve arşiv hizmetlerinde görev alacak personelin mesleki bilgi ve becerilerinin geliştirilmesini sağlıyoruz.
